Secretária Remota: 10 benefícios dessa função para sua empresa

Secretária Remota: função também conhecida como Assistente Virtual, é o novo modelo queridinho das empresas e irá revolucionar sua maneira de tratamento com o cliente, gestão e otimização de serviços internos e muito mais. 

Você conhece esta profissão que tem ganhado cada vez mais espaço no mercado? Pode ficar tranquilo, neste post você verá mais sobre ela e conhecerá 10 benefícios que sua atuação pode trazer para sua empresa! 

Boa leitura!

1. Robô? Aqui não! 

Para começar, é de extrema importância explicar o básico sobre a função. 

A Secretária Remota (secretária virtual ou assistente virtual, chame como quiser) é uma função administrativa, financeira ou comercial que tem como foco resolver questões internas e externas de empresas e empresários contratantes, podendo atuar em diferentes áreas do mercado de trabalho. 

Uma das suas principais características da função é o fato de ser mais livre ao realizar suas funções, administrando os trabalhos sem a necessidade de comparecer fisicamente na empresa contratante. 

Isso chamou muitas pessoas para a função: o Home Office hoje é extremamente valorizado. Mas ainda mais que isso, o importante para os contratantes é a humanização do atendimento, sem perder a qualidade. 

Na era digital que vivemos, não é difícil encontrar problemas com inteligências artificiais que, tecnicamente, deveriam facilitar nossos atendimentos. 

Assim, as secretárias remotas vem com a premissa de um atendimento 100% humanizado, carinhoso, profissional, respeitoso e claro, eficaz. 

Essa atenção é muito valorizada, e deve mesmo! É por este motivo que o profissional que escolher atuar nesta função deve ser pró ativo, educado e ter uma boa habilidade de falar ao telefone, já que além de mensagens, as ligações ainda são muito presentes em negociações de maneira geral. 

2. Telefone ocupado? Nunca mais!

O atendimento personalizado e pessoal das secretárias remotas fazem toda a diferença neste momento. 

Por se tratar de uma função contratada por diversos ramos diferentes de atuação, cada profissional cria sua própria linha de trabalho, com funções bem selecionadas a fim de criar sempre um atendimento diferenciado e que de fato solucione a demanda existente do cliente. 

Por isso, nada de filas eternas para uma chamada! Os atendimentos são completamente personalizáveis e a atenção aos clientes é primordial. 

A qualidade do atendimento é um grande diferencial, acredite. 

3. Organização 100% do tempo

Chega de desorganização na hora de atender diferentes clientes! 

As secretárias remotas devem, obrigatoriamente, manter uma boa organização e ter acesso aos dados de cada cliente de maneira veloz e eficaz. 

A personalização do trabalho ajuda muito neste momento. Como cada uma tem total liberdade criativa sobre os processos de organização, cada secretaria cria seu próprio esquema para manter a ordem. 

Desta forma, os clientes podem ficar mais tranquilos quanto a taxa de erros que podem acontecer, uma vez que a pessoa está ali, a sua disposição. Este benefício é diretamente ligado ao próximo: 

4 A agenda do cliente 

Muitas vezes um terror para qualquer secretária regular, ter o controle da agenda do cliente é um assunto sério. 

Entendendo a magnitude da função, a secretária remota tem como obrigação manter o contato direto com seu cliente e entendê-lo de maneira mais direta, nada de informações rasas! 

Controlar uma agenda é uma função muito relevante, principalmente quando o contratante está em pleno processo de desenvolvimento, já que reuniões e eventos acontecem com frequência. 

Por isso, o diálogo é o melhor amigo nessas horas, e é obrigação da secretária remota mantê-lo da maneira mais funcional possível! 

5. Atendimento receptivo 

Como já mencionamos anteriormente neste artigo, falar ao telefone é uma realidade muito presente entre as funções de uma secretária remota. 

Entender as demandas do cliente, agendar compromissos na agenda, marcar e confirmar a marcação de consultas e afins estarão presentes com muita frequência. 

Desta forma, aqui é o momento em que a desenvoltura ao falar no telefone começa, mas não é onde ela termina. Existem também: 

6. Atendimento ativo

Realizar ligações também será uma realidade, às vezes ainda maior que a função receptiva. 

Além de anotar recados dos mais diversos gêneros, é bem possível que ligações com script pré aprovado de vendas existam. 

Ainda no lado de vendas, acompanhar os clientes em processos de compras e até mesmo orientá-los a fim de fechar uma compra (não necessariamente como uma vendedor, mas mais ligado a explicar as funcionalidades do produto/serviço de seu empregador e instigar o cliente potencial a efetuar a compra posteriormente). 

7. Otimização dos resultados de vendas

Se vender não é sua função, com absoluta certeza otimizar o que entra e sai da empresa será. 

Existe uma área específica dentro das obrigações de uma secretária remota conhecida como “assistência financeira”, que são basicamente as secretárias que focam seus esforços nas áreas financeiras de uma empresa. 

Para quem escolher se especializar nesta área, será muito importante ter um bom conhecimento em economia e matemática, além de saber sistemas como o excel, por exemplo. 

Emissão de boletos, cobranças e pagamento de contas estarão entre suas tarefas, portanto caso escolha este viés, conheça bem estes métodos! 

8. Controle de redes

Não, não estamos falando especificamente de redes sociais.

Controle de redes para o trabalho de uma secretária remota traduz a administração de dados por meio de email`s, sms, whatsapp, telegram ou outros meios que visam a troca de informações. 

Será então o momento de encaminhar mensagens por meio destas redes, acompanhar o que chega e para quem elas devem ser enviadas. 

Esta função exige muita atenção e deve ser realizada com muita cautela, principalmente se a empresa for grande e ter uma grande rede de clientes e fornecedores. 

9. Uso de sistemas de gestão

Claro, nem tudo é realizado pelo Whatsapp. 

Por isso, entender e estar aberto para aprender de maneira rápida os sistemas utilizados dentro da empresa são importantíssimos. 

Especializar-se nestes conteúdos será um grande diferencial e acredite, as empresas irão valorizar muito uma secretária remota que domine o sistema adotado pela empresa. 

Por meio destes softwares, a secretária virtual poderá lançar pedidos de abertura de OS`s (Ordem de Serviço), fechar atendimentos e marcar visitas, por exemplo. 

10. Não é pra brincadeira! 

A pró atividade da secretária remota deve ser tanto cobrada quanto valorizada. 

Aplicativos e sistemas de gestão estarão em suas mãos para que elas possam realizar suas funções sempre da maneira mais eficaz possível.

Sistemas de rastreamento de chamadas, abertura de tickets para os leads interessados, funções telefônicas e de voice call`s entre outros serão muito utilizados, e poderão deixar a empresa contratante muito mais bem vista com seus clientes.

Isso porque um bom atendimento, que deixe o cliente confortável e consiga resolver o que ele busca cria uma legião grande de fãs no decorrer do tempo. 

Desta maneira, um bom acompanhamento que seja eficaz, cordial e atinja as expectativas colocarão a empresa no topo da mente das pessoas, além de gerar um grande número de indicações entre os clientes, principalmente no âmbito digital! 

Convencido em colocar uma secretária remota na sua equipe? O ideal é buscar uma empresa que tenha uma equipe boa e bem treinada para realizar a função. 

A Primex Atendimento tem uma equipe incrível de secretárias remotas, com muito conhecimento e sempre prontas para virar até as piores situações. Conheça essa equipe e transforme os atendimentos de sua empresa, fale conosco!